Administrácia nemá jedno tlačidlo „uzavrieť mesiac" — kontrolný zoznam nižšie zoraďuje obrazovky, ktoré pred uzávierkou prejdite postupne.
1. Nezaplatené objednávky
Otvorte Predaj > Objednávky na /admin/orders a vyfiltrujte stav platby na čaká na platbu alebo autorizovaná, prípadne obmedzte dátumový rozsah na uzatváraný mesiac. Pri každej rozhodnite, či ide o legitímne čakajúcu platbu (napríklad bankový prevod na ceste), alebo o objednávku, ktorú treba zrušiť.
2. Objednávky bez faktúry
Administrácia nemá samostatný filter „bez faktúry" — porovnajte zoznam zaplatených objednávok za mesiac s Predaj > Faktúry (/admin/invoices) podľa čísla objednávky. Časté príčiny chýbajúcej faktúry nájdete v Faktúry a dobropisy a Riešenie problémov s objednávkou.
3. Faktúry v stave koncept
V Predaj > Faktúry vyfiltrujte stav koncept a rok. Faktúra v koncepte sa účtovne nepočíta ako vystavená — pred uzávierkou rozhodnite, či ju vystaviť, alebo zrušiť.
4. Vrátenia a refundácie
Otvorte Predaj > Vrátenia na /admin/returns a skontrolujte žiadosti v stavoch schválené a prijaté, ktoré ešte nemajú vykonanú refundáciu. Doplňte aj kontrolu objednávok so stavom platby čiastočne refundovaná alebo refundovaná v zozname objednávok za mesiac.
5. Dobropisy k refundáciám
Dobropis nemá vlastný zoznam — ku každej refundovanej objednávke z kroku 4 si dobropis stiahnite priamo z jej detailu a priložte ho k mesačnej účtovnej dokumentácii. Podrobnosti pozri Faktúry a dobropisy.
6. Export do účtovného systému
Ak používate plugin POHODA, Money S3, OBERON alebo SuperFaktura, overte, že za celý mesiac prebehla synchronizácia bez chýb — pri POHODA a OBERON priamo v detaile príslušných objednávok, pri Money S3 porovnaním posledného importovaného súboru. Pozri Export do účtovníctva — prehľad.
7. Číslovanie dokladov
V Nastavenia > Číselné rady (/admin/settings/numbering) skontrolujte, či číslovanie zodpovedá skutočnému počtu vystavených faktúr za mesiac — najmä pri prechode na nový rok, keď sa číslovanie môže reštartovať. Pozri Číselné rady dokladov.
Tip: Zoznam objednávok za mesiac si pred uzávierkou stiahnite aj ako export do Excelu — obsahuje sumy, DPH aj číslo faktúry v jednom súbore pre porovnanie s účtovníctvom. Pozri Exporty objednávok.
Časté problémy
Súčty v exporte nesedia so súčtom vo faktúrach. Export zo zoznamu objednávok berie sumy z objednávky, nie z faktúry — pri ručne upravenej faktúre (napríklad zmenená splatnosť bez zmeny sumy) by mali sedieť, ale pri akejkoľvek nezrovnalosti porovnajte konkrétnu objednávku a jej faktúru priamo.
Odstúpenia od zmluvy chýbajú v tomto zozname. Zámerne — odstúpenie samo osebe nie je finančná transakcia, len oznámenie. Finančný dopad (vrátenie tovaru, refundácia) sa rieši cez vrátenia a objednávku, pozri Vrátenia tovaru a odstúpenie od zmluvy.
Cenové ponuky sa v uzávierke neobjavujú. Správne — ponuka nie je účtovný doklad ani záväzná objednávka, do uzávierky nevstupuje.