Faktúra vzniká automaticky podľa nastavenia platobnej metódy, alebo ju vystavíte ručne.
Dobropis je samostatný účtovný doklad: vystaví sa pri refundácii alebo vratke, dostane číslo z vlastného číselného radu a od tej chvíle sa už nemení.
Kde to nájdete
Faktúry: Predaj > Faktúry na /admin/invoices.
Dobropisy: karta Dobropisy na tej istej obrazovke, teda /admin/credit-notes. Vystavené dobropisy k jednej objednávke nájdete aj priamo v jej detaile a v detaile jej faktúry.
Kedy vzniká faktúra automaticky
Každá platobná metóda má nastavené, kedy sa k nej faktúra vystavuje:
- pri vytvorení objednávky — bežné pri platbe na dobierku alebo bankovým prevodom,
- pri zaplatení — bežné pri platobných bránach,
- pri expedícii — faktúra počká na odoslanie tovaru (pri nezasielanom, napríklad digitálnom produkte, sa napriek tomu vystaví už pri zaplatení),
- ručne — faktúra sa nikdy nevystaví sama, musíte ju vytvoriť sami.
Poznámka: Ak máte ako hlavný systém fakturácie nastavený plugin SuperFaktura, vlastné vystavovanie faktúr v Ecommio sa pre tieto objednávky úplne vypína — faktúru aj jej stav hľadajte v SuperFaktúre, nie v Predaj > Faktúry. Pozri SuperFaktura.
Zrušená objednávka faktúru nevystaví ani dodatočne nevygeneruje.
Ručná práca s faktúrou
- Otvorte objednávku a vytvorte faktúru tlačidlom v jej detaile, ak ešte nebola vystavená.
- V Predaj > Faktúry faktúru nájdete podľa čísla, čísla objednávky, e-mailu zákazníka, stavu alebo roka.
- Pokým je faktúra v stave koncept, môžete upraviť poznámku a dátum splatnosti a faktúru vystaviť.
- Po vystavení môžete faktúru označiť ako zaplatenú, zrušiť ju (koncept aj vystavenú), stiahnuť PDF alebo PDF prípadne znova vygenerovať.
Polia a nastavenia
| Pole | Povinné | Význam |
|---|---|---|
| Poznámka | Nie | Max. 1 000 znakov, upraviteľná len pokým je faktúra koncept |
| Dátum splatnosti | Nie | Upraviteľný len pokým je faktúra koncept |
| Dátum úhrady | Nie | Pri označení faktúry ako zaplatenej |
Stavy faktúry
Koncept (možno upraviť aj zrušiť), vystavená (možno zrušiť, nie upraviť), zaplatená, zrušená.
Dobropis je samostatný doklad s vlastným číslom
Dobropis sa vystaví a uloží — nepočíta sa až pri stiahnutí. Vzniká sám v troch situáciách:
- pri refundácii objednávky (aj čiastočnej),
- pri vybavení vratky s vrátením peňazí,
- ručne z detailu faktúry, tlačidlom Vystaviť dobropis, ak niektorá vrátená suma ešte nie je dobropisom pokrytá.
Každý dobropis dostane číslo z vlastného číselného radu credit_note — predvolene DOB, rok a poradové číslo. Tvar si nastavíte v Nastavenia > Číselné rady, kartou Dobropisy, rovnakými maskami ako pri faktúrach.
Doklad nesie dátum vystavenia, odkaz na pôvodnú faktúru (ak už bola vystavená), rozpis na základ dane a DPH a zmrazený obsah — údaje dodávateľa aj odberateľa sa zapíšu v tvare platnom v deň vystavenia. Preto sa opakovaným stiahnutím dostanete vždy k tomu istému papieru.
Dobropis je po vystavení nemenný. Nedá sa upraviť ani zmazať a jeho číslo sa už nevráti do radu. Každá refundácia dostane vlastný dobropis, takže dve čiastočné vrátenia peňazí sú dva doklady na dve rôzne sumy, nie jeden prepisovaný.
Ak je hlavným fakturačným systémom SuperFaktúra, dobropisy vystavuje ona a platforma vlastné nevystavuje — inak by účtovníctvo viedlo dva rady naraz.
Čo sa deje na pozadí
Faktúra sa generuje ako PDF a ukladá sa; pri stiahnutí sa súbor vygeneruje znova, ak medzičasom chýba. Pri viacerých sadzbách DPH v jednej objednávke sa DPH počíta osobitne za každú sadzbu. Zľava viazaná na konkrétne produkty alebo kategórie znižuje základ dane len na riadkoch, na ktoré sa naozaj vzťahuje — nie pomerne cez celú objednávku. Doprava a poplatok za platbu sa na faktúre uvádzajú ako samostatné položky zdanené základnou sadzbou obchodu. Pri objednávke s preneseným daňovou povinnosťou sa DPH na faktúre (vrátane dopravy a poplatku za platbu) vynuluje a nahradí zákonnou poznámkou — pozri Prenesenie daňovej povinnosti pri predaji do zahraničia.
Ak bola objednávka čiastočne alebo úplne zaplatená darčekovou kartou alebo vernostnými bodmi, rekapitulácia faktúry navyše ukáže riadky Uhradené darčekovou kartou a Uplatnené vernostné body — znižujú sumu, ktorú má zákazník ešte doplatiť, rovnako ako pri platbe v hotovosti. Nejde o zľavu, takže DPH ani základ dane sa nimi neupravujú.
Pri plnej refundácii objednávky faktúra ostáva vystavená a zaplatená — opravu rieši dobropis, nie zrušenie alebo prepis faktúry. Faktúra sa stornuje len pri zrušení objednávky, ktorá ešte nebola zaplatená.
Časté problémy
Faktúra chýba, hoci objednávka je zaplatená. Skontrolujte nastavenie fakturácie platobnej metódy — mohla byť nastavená na ručné vystavenie, alebo je hlavným systémom SuperFaktura. Podrobný postup pozri Riešenie problémov s objednávkou.
Nedá sa upraviť poznámka alebo splatnosť faktúry. Faktúra už nie je v stave koncept — po vystavení sa tieto polia neupravujú.
Chcem zmeniť tvar čísla dobropisu. V Nastavenia > Číselné rady, karta Dobropisy. Zmena platí pre novo vystavené doklady, už vydané si svoje číslo ponechajú.
K objednávke nevidím žiadny dobropis. Zatiaľ k nej nebola zaevidovaná refundácia ani vratka s vrátením peňazí. Ak peniaze odišli a doklad chýba (napríklad po prechode zo SuperFaktúry), vystavte ho ručne z detailu faktúry.